Wie funktioniert das GASTROFIX Kassensystem?

Beruflich beschäftige ich mich schon sehr lange mit der effizienten und kundenfreundlichen Gestaltung von Prozessen. Vielleicht stammt daher meine Leidenschaft für die Abläufe in Profi-Küchen. Auch die müssen gut organisiert sein, sonst kommt beim Gast kein Teller an. Sehr sensibel ist die Nahtstelle zwischen Küche und Service. Hier ist eine gute Abstimmung und Kommunikation Voraussetzung. Das wird immer komplexer, weil die Gäste immer mehr Sonderwünsche haben. Der eine verträgt kein Gluten, der nächste will statt Kartoffeln Reis und der dritte den Salat ohne Dressing. Der Phantasie sind da keine Grenzen gesetzt.

Wenn das alles reibungslos funktioniert, ist für einen Gastronomen die Arbeit noch lange nicht zu Ende. Es warten umfangreiche Verwaltungsarbeiten auf ihn. Dazu gehören statistische Auswertungen der Umsätze, Zeiterfassung der Mitarbeiter, Abrechnung der Kasse und zum Schluss muss er sich auch noch um eine tadellose Buchhaltung kümmern. Mir war noch gar nicht so richtig klar, wie viel Arbeit auch in diesen Dingen steckt und es hat mich neugierig gemacht, etwas darüber zu erfahren, was dem Gast normalerweise verborgen bleibt.

Schon seit längerer Zeit beobachte ich, dass die Kellner nicht mehr mit diesem schmalen Block an den Tisch kommen. Sie haben ein iPhone, ein iPad oder einen iPod dabei. Dort tippen sie die Bestellungen ein und, wenn es an das Bezahlen geht, läuft die Rechnung ebenfalls über dieses Gerät. Aber, was passiert dazwischen? Auf der letzten Gastronomie-Messe Internorga hatte ich die Gelegenheit mich bei GASTROFIX über so ein Kassensystem zu informieren. Der Blick in diese neue Welt hat mich sehr fasziniert und mir wurde klar, welche Vorteile dieses iPad-Kassensystem hat.

Bereits bei der Bestellung zeigt sich die Flexibilität des GASTROFIX Kassensystems. Tischweise kann mobil boniert, also die Bestellung aufgenommen und zu jeder Zeit beliebig ergänzt, werden. Bei jeder Position des Bons besteht die Möglichkeit zusätzliche Besonderheiten, wie z.B. Gargrad des Fleisches oder Beilagenauswahl aufzunehmen. Auch eine völlig frei formulierte Ergänzung wie "Gast will keinen Pfeffer" ist möglich. Die Bons werden getrennt für die Küche und die Bar ausgedruckt. Das Schöne daran ist, dass die Oberflächen nicht nur optisch sehr gelungen sind, sondern auch selbsterklärend. Tisch antippen, die Wünsche des Gastes aus der hinterlegten Speise- und Getränkekarte auswählen und bei Bedarf die Sonderwünsche anpassen - fertig. Ganz unten sieht man schon die verschiedenen Funktionalitäten und es wird klar, dass "Bezahlen" genauso einfach ist. Jeder Kellner loggt sich mit seinem individuellen PIN und den damit verbundenen Berechtigungen ein. Spezial-Funktionen, wie "Storno" oder "Umbuchen" können an ausgewählte Personen gezielt vergeben werden.

Nach dem Tagesabschluss ist nichts mehr änderbar. Ein Storno kann nur noch mit einer entsprechenden Berechtigung durchgeführt werden. Dieses Storno wird nachvollziehbar dokumentiert. Das ist wichtig, damit alles den Vorgaben der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBD entspricht und somit für das Finanzamt sicher ist.

Neben den stationären und mobilen Geräten, die in den Händen der Kellner sind, und im Betrieb aufgestellt sein können, wird ein Gerät benötigt, auf dem alle Informationen im Backoffice zusammenlaufen. Das kann ein Laptop oder PC sein, auch ein iPad ist dafür geeignet. Dort steht der Restaurant-Manager über die Cloud zur Verfügung und ermöglicht auf einfachen Knopfdruck umfangreiche statistische Auswertungen. Die Daten werden von den Endgeräten im Betrieb im Minutentakt übertragen. Durch diesen Prozess ist eine Aktualität immer gewährleistet. Alle Daten, die sich durch den laufenden Betrieb ständig ändern, werden von dem stationären Master-Gerät gesammelt, gespeichert und an das Backoffice weitergegeben.

Der Master steht über Internet-Verbindung in Kontakt mit der Cloud und sendet laufend die gesammelten Daten. So sind zwei wichtige Dinge gewährleistet. Die Daten sind ständig gesichert und nicht nur einmal zum Tagesabschluss. Wenn die Internet-Verbindung abbricht, gibt es keine Probleme, da die mobilen Geräte mit dem Master immer noch durch das interne Netzwerk verbunden sind. Diese "doppelte Sicherheit" bietet nur die Kassenlösung von GASTROFIX. Kein anderes System am Markt kann dies im Moment bereitstellen.

Was könnte noch passieren? Ein Gerät fällt aus der Hand und geht kaputt? Wenn das passiert, könnte man sogar ein privates iPhone oder iPad kurzfristig dafür einrichten. Der Strom fällt aus? Dann liegt das Hauptproblem in der Küche, denn die, mit der GASTROFIX Kassenlösung verbundenen, Geräte funktionieren noch einige Zeit über die Akkus und benötigen vorerst kein Aufladen.

Im Backoffice ist der gesamte Betrieb, wie ein elektronisches Spiegelbild, abgebildet. Bei der ersten Einrichtung unterstützen die Spezialisten von GASTROFIX. Nichts ist so sicher wie der Wandel und schon am nächsten Tag ändern sich die Karte oder die Preise. Dazu gibt es im Restaurant-Master die Möglichkeit die Stammdaten zu ändern. Dies lässt sich über Listen in das System einpflegen. Sollten Fragen aufkommen, steht das GASTROFIX-Team von Montag bis Freitag tagsüber zur Verfügung. Sie können gut unterstützen, da sie über die Cloud ebenfalls Zugriff auf die Daten haben.

Die Einführung des Mindestlohns erfordert eine genaue Zeiterfassung für alle Mitarbeiter. Besonders in der Gastronomie, wo viele Aushilfen beschäftigt werden, bedeutet das einen großen Verwaltungsaufwand. Neben der Kassenfunktion wird auch ein zusätzliches Modul zur Mitarbeiter-Zeiterfassung angeboten. Über die GASTROFIX Personalzeiterfassung kann dies jeder Mitarbeiter selbst erledigen. Korrekturen können  nur speziell berechtigte Mitarbeiter, wie z. B. der Chef-Kellner, vornehmen.

Für komplexe Bezahl-Situationen, wie Gutscheine oder Rabatte kann GASTROFIX mit dem Feature Kundenbindung eine einfache Lösung anbieten.

Die iPad-Kassenlösung kann nach Bedarf eingesetzt werden und ist für unterschiedliche Betriebsformen geeignet. Ein Einsatz in einem klassischen Restaurant, einem Kiosk oder Food-Truck, ist genauso möglich, wie in einem großen Gastronomie-Unternehmen mit vielen Filialen. Der Preis der monatlichen Lizenz richtet sich nach der Anzahl der eingesetzten Geräte und Features. Saisonale Lizenzen sind möglich. Für große Unternehmen mit Filialen in unterschiedlichen Ländern ist es interessant, dass das System in mehreren Sprachen zur Verfügung steht.

Für die Zukunft sind weitere Serviceangebote, wie ein Kassenbuch, in Planung. Zusammen mit dem schon vorhandenen DATEV-Export werden die Aufwände für die Buchhaltung verringert.

Wer sich noch genauer informieren möchte, dem kann ich die Homepage von GASTROFIX ans Herz legen. Dort gibt es genaue Beschreibungen, viele Fotos, Praxisbeispiele und Tutorials, wie dieses:

Dieser Artikel ist mit Unterstützung von GASTROFIX entstanden und spiegelt trotzdem meine objektive Meinung wieder.